E-Mailarchivierung ist Pflicht
E-Mails nehmen in heutigen Unternehmen eine wichtige Rolle ein. Ob Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, in E-Mails stecken viele steuer- und geschäftsrelevante Daten. Das Handels- und Steuerrecht schreibt vor, diese Daten originär zu archivieren. Ein Ausdruck auf Papier oder die Speicherung in einer Mailbox reicht nicht aus!
Seit dem 1.1.2002 sind Unternehmen verpflichtet, auf Anfrage des Steuerprüfers ihre steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) ermöglichen dem Steuerprüfer neben der Einsicht in Aufzeichnungen, Büchern und sonstige Geschäftspapiere den direkten Zugriff auf steuerlich relevante digital erzeugte Unternehmensdaten. Dabei schreibt der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren vor.
Die Lösung: imos Mailarchive
Mit dem imos E-Mailarchive wird der gesamte Mailverkehr Ihres Unternehmens lückenlos und revisionssicher archiviert. Durch einfache und problemlose Integration in bestehende Mailsysteme wird der nötige Aufwand zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen minimiert.
